Controla tu Flujo de Dinero

¡Hola de nuevo!

Esta es la segunda parte de la serie Control de tu dinero. De nuevo, nos pondremos un poco técnicos y "arrastraremos el lápiz" con el Excel.

La última vez hablamos de Control del Gasto, y explicamos 4 puntos para ello, los primeros 3 sirvieron de pasos para registro y análisis de tu gasto personal, y el último paso quisimos dedicarle su propio artículo. Pues bueno... ¡Henos aquí!.

Si estás aquí es porque ya leíste y pusiste en práctica todo lo que dijimos en Control del Gasto ¿cierto?, si no has hecho esos primeros pasos te recomiendo mucho que lo hagas. En este punto ya debes tener un par de meses de disciplina de estar registrando religiosamente todo tu gasto, y aquí vamos a subir el nivel de qué hacer con información como esa.

Empecemos imaginando este escenario: Es fin de mes y tienes que pagar la tarjeta de crédito, además te toca pagar alguna otra deuda y unos materiales para un negocio que quisiste empezar y te das cuenta que no va a alcanzar para poder pagarlo todo, en ese momento perdemos la calma, corremos para ver de dónde sacamos el dinero, empezamos a estresarnos y nos da ansiedad, ¿cierto?... Pero ¿Qué pasaría si te dijera que si somos tan sólo un poquito organizados podemos prever estos casos hasta con varios meses de anticipación?, y con eso tener el control y poder tomar medidas mucho antes para que esos días no lleguen nunca o al menos estemos ya preparados y alcancemos a hacer algo a tiempo... Suena bien ¿no?. Y no se requiere más que una pizca de disciplina para registrar todo lo que entra y todo lo que sale de tu cuenta de banco. Suena fácil, pero nadie nos explica nunca cómo hacerlo en verdad, es por esto que como parte de este material te dejaré un formato en Excel ya formulado y probados por mi.

Sea que tienes o quieres tener un negocio o no, o simplemente quisieras saber si en "X" meses podrás comprar algo que quieras o necesites sin quedarte sin dinero, esto es para ti. La incógnita es esta: Para saber cuánto dinero podrías disponer para algo hoy o en el futuro, seria ideal que sepas con cuánto creemos que vas a contar de dinero en ese momento en el futuro o si no te va a provocar quedarte en ceros después.

Pasa con dueños de negocios pequeños que no se enteran que no hay fondo en las cuentas para pagar nóminas hasta el día de pago, y a esa hora se arma el caos. Pero, ¿y si yo te dijera que podrías saber cuánto dinero tendrás en la cuenta en cualquier fecha en el futuro que tu quieras escoger?, podrías saber si para esa fecha tendrás o no dinero para comprar o invertir en eso que quieres, sabrías que las compras que hagas hoy podrían causarte problemas en X tiempo, sabrías con semanas o meses de anticipación que podrías tener problemas para pagar nóminas o lo que sea y HOY hacer algo para evitar ese problema. Todo esto se logra simplemente llevando registro de tu FLUJO DE DINERO.

El flujo de dinero (o flujo de efectivo, en inglés lo verás siempre como "cash flow") no es otra cosa que tener registro de todo lo que entra de dinero, todo lo que sale, y hacer nuestra mejor estimación a futuro de lo que creemos que entrará y saldrá.

Ejemplo:

Tu arrancas la quincena con $10,000 en la cuenta, y ya sabes que hasta que vuelvas a cobrar en el día 13 debes hacer 4 pagos (el corte de la tarjeta, un pago a alguien, una compra que necesitas, o lo que sea). En este ejemplo, si no haces nada lo más seguro es que llegues al día 12 EN CEROS, y eso implique que correrás el riesgo de que si te sale un gasto extraordinario (que no tenías contemplado) no tengas ni un centavo para solucionarlo (y ahí es donde empieza el caos). No es nada bueno andar por la vida con la cuenta en ceros. Y ahora imagina que esa zona de riesgo no sea de un día, sino que pueda ser de una semana entera o más.

Ahora, ¿Qué pasaría si te das cuenta de este riesgo anticipadamente?, habrán pagos que no puedas mover de fecha, pero tal vez el pago 3 si puedas negociar que se pague hasta el día 13 que tu vuelves a cobrar. Lo que provoca esto es que te formes un "colchón" y no llegues a estar en ceros, y así, si sale alguna emergencia, te asegures que tendrás algo de dinero para responder. Notarás que en este ejemplo los saldos finales son iguales en ambos casos, y es que moviendo egresos no nos los quitaremos de encima, pero la idea es evitar dejarte en ceros en cualquier momento y evitar mayores riesgos.

Ahora imagina poder visualizar esto pero siempre con MESES de anticipación, y desde HOY poder ir moviendo hilos para que cuando llegue esa fecha que detectaste no la sufras.

Imagina además que metes en tu planeación una compra que quieres hacer, y ves que un mes entero quedarías con "saldo negativo" en tu cuenta (los saldos negativos en realidad no existen, pero sería una señal de que si compras eso hoy en algún momento te vas a quedar sin dinero, y habrá problemas). Lo mejor sería abstenerse de hacer esa compra, al menos hasta que tu proyección no nos mande a ceros o por debajo de un cierto mínimo que tu definas "de colchón".

La dinámica es "sencilla", pero al igual que en Control del Gasto, requiere disciplina.

Vamos a necesitar crear 2 tablas:

- GASTO:

Ahora que tienes el control de tu gasto, y le asignaste presupuestos (en Control del Gasto), toma esos mismos números para extrapolar tu plan de gastos A FUTURO en una hoja de cálculo (excel o lo que tu uses, yo te dejaré un formato en excel al final).

Sabes por ejemplo que cada viernes se le paga a la señora que te ayuda en la casa, sabes que cada 16 del mes pagas la tarjeta de crédito, sabes que cada día 1ero del mes pagas una deuda, que cada 2 meses el día 5 pagas la luz, etc etc... Toma todo eso y hay que tenerlo en una tabla con montos y fechas a futuro.

- INGRESO:

En otra tabla haremos lo mismo pero con el ingreso, si te pagan por nómina ya sabes que cada 15 y 30 del mes recibes dinero, o si tu tienes un negocio sabes que cada semana mandas a depositar, y deberías saber al menos un promedio de cuánto es cada depósito y tus fechas de mayor ingreso, si tienes más de una fuente de ingreso pues ponlas todas lo mejor que puedas a futuro.

En el mismo excel lo que haremos es cruzar ambas tablas y con eso ir calculando tu saldo de dinero en el futuro, y lo que tu deberás hacer sobre la marcha es ir cuadrando a que los gastos e ingresos planeados los ajustes a lo que en realidad gastaste e ingresaste. Hecho lo anterior revisas el mínimo saldo que te proyecte el futuro, y sabes que si quieres comprar algo fuera del plan no puedes pasarte de ese mínimo, o si revisando ves que te salen días en negativo es porque algo debes hacer desde hoy, o lo vas a pasar muy mal cuando llegue esa fecha. La solución a estos casos se basan en medidas que siempre las empresas buscan aplicar, “acercar” los cobros y “alejar” los pagos, muy similar a como lo vimos en el primer ejemplo gráfico, si pudieras cobrar antes algo o postergar algún pago que debas hacer lo modificas en tus tablas y observas si con eso la libras en la proyección a futuro.

Ya entendiendo los conceptos básicos del apartado anterior, es tiempo de ponerlo en práctica.

Para esto te daré ahora el paso a paso para usar la plantilla en Excel. Esta plantilla es la que yo uso, pero siéntete libre de mejorarla o adaptarla a como tu prefieras, te recomiendo tener un buen nivel de Excel para poder moverle a las fórmulas o condicionales del documento.

Te recomiendo además que para cada año que pase guardes un archivo diferente y con cada nuevo año re-pienses tu plan anual de flujo de efectivo. Si estás queriendo implementar esto en el transcurso de cualquier año no te preocupes, no hay problema, sólo no olvides a fin de año guardar el archivo y crear uno nuevo.

Este es el link de descarga del archivo en EXCEL, recuerda darle click en descargar archivo y habilitar contenido.

El archivo cuenta con dos pestañas, una donde se hacen todos los registros de ingresos y egresos de dinero de una misma cuenta bancaria (pestaña "BD"), y la otra pestaña es donde se hacen las operaciones que nos servirán para cuadrar los saldos actuales y proyectar nuestro dinero en el futuro (pestaña "CF").

En la pestaña "CF" en la celda A6 coloca la función " =hoy()", esto hará que el archivo entienda que siempre debe saber cuándo es el día de hoy, yo a modo de ejemplo le puse una fecha como valor, pero tu debes cambiar ese valor por la función de "hoy()".

A modo de ejemplo y de entrenamiento te recomiendo tomar una semana, quincena o mes atrás el saldo que había en tu cuenta, y hacer de cuenta que estás parado en ese día del pasado de tu elección. Vamos a decir, por ejemplo, que hoy es el día 8 de enero (el día en que quiero empezar a planear y medir mi flujo de dinero), pues entonces haré de cuenta (para el ejemplo) que hoy fuera el día 1ero de enero para empezar a llenar el archivo. Vamos a necesitar el saldo que tenías en la cuenta ese día y los movimientos que ha tenido la cuenta desde ese día y hasta hoy.

Teniendo lo anterior en cuenta, en la celda “k9” de la pestaña “cf” hay que escribir el saldo con el que partimos, el saldo inicial que tuvimos del día 1ero de enero. Pondremos en este ejemplo la cantidad de $56,560, también debemos colocar en la celda “d9” la fecha del día inicial, en este caso 1ero de enero. Esas celdas y sólo esas celdas son las que hay que modificar por ahora en esa pestaña. Después regresaremos para entender cómo se leen e interpretan los datos que aquí se muestran.

Ahora nos movemos a la pestaña “bd”, aquí hay dos tablas, una para entradas de dinero, y la otra para salidas de dinero (ingresos y egresos). Lo primero que haremos será ingresar los movimientos que han habido en la cuenta desde la fecha en que simulamos estar, en este caso que hemos planteado serán los movimientos reales que hubieron en la cuenta entre el 1ero y el día 8 de enero, para hacer esto puedes usar tu servicio de banca móvil en consulta de movimientos, o tu estado de cuenta. En ambos casos vamos a marcar la celda de “ejecutado” con una “x” (para distinguir los movimientos que ya ocurrieron de los que creemos que van a ocurrir).

Se deberá ver similar a esto:

Habiendo hecho lo anterior volvemos a la pestaña “cf” donde debemos cuadrar que el saldo que aparece en el día actual (para este ejemplo el 8 de enero) sea el real que tengamos en la cuenta bancaria hoy, si no cuadra es porque nos ha faltado ingresar algún egreso o ingreso, y hay que cuadrar la diferencia.

Si el saldo real al día de hoy (8 de enero) nos cuadra con el que marca el archivo, es que hemos cuadrado adecuadamente tanto ingresos como egresos.

A partir de aquí sólo ingresa lo mejor que puedas tus gastos recurrentes: el pago de la tarjeta de crédito, el pago de la renta, la luz, el internet, el gas, (algunos son variables, pero ponle un promedio o lo que tengas en tu archivo de presupuesto). Para lo que no es tan recurrente igual toma lo que hayas puesto en tu archivo de presupuesto. Del mismo modo con tus ingresos, si estás en nómina será fácil, si tienes otro tipo de fuente de ingreso (como un negocio propio) o más de una fuente mételo todo, lo mejor que puedas, toma promedios o tu mejor expectativa, incluye bonos, aguinaldos, etc.

Y ahora podrás responderte preguntas como "¿cuánto dinero tendré en la cuenta dentro de 3 meses?" o "si en este momento meto una compra extraordinaria de algo de $10,000, ¿tendré problemas, me irá a hacer falta en el futuro el dinero?", si fuera el caso que te quedes en la proyección a futuro en ceros en la pestaña CF en la pestaña "B2" te saldrá una alerta en rojo, deberás buscar en la columna "Saldo fin" de esa misma pestaña en qué momento tu proyección da ceros o negativos, ahí es cuando sabes que debes hacer algo hoy, ya sea evitar algún gasto, posponerlo o adelantar un cobro.

En el archivo que te dejo, a modo de ejemplo, notarás que aún suponiendo que estás en enero, podrías ver que entre julio y agosto podrías tener problemas de fondo en tu cuenta, bastará con que veas la alerta arriba a la izquierda, busques en la proyección los días en rojo y empieces a ver opciones para que no batalles cuando llegue ese día. Juega si gustas tu con escenarios, en el mejor de los casos y que no te salga nunca un saldo en rojo podrás planear si quieres hacer algo con tu saldo (meterlo a alguna inversión, adquirir algún activo, un seguro, etc.).

Espero te sirva tanto como me ha servido a mi, si te da algo alguna duda no dudes en contactarme, yo estoy para ayudarte a que te sientas cómodo con tus finanzas personales.

¡Hasta la próxima!